06 Déc Tout savoir sur le Flex-Office, nouveau mode d’organisation du travail en entreprise
Vous le savez certainement déjà. Les entreprises sont désormais nombreuses à opter pour le coworking. Ici, l’objectif est de faciliter la collaboration et l’innovation des équipes. Certaines entreprises n’hésitent donc pas à encourager leurs salariés à travailler dans des espaces coworking. Les start-ups, ou encore les petites structures, vont même plus loin. Au lieu de louer des locaux ou bureaux traditionnels, ils choisissent de s’installer au sein même d’un espace coworking.
En parallèle, un nouveau mode d’organisation du travail est également apparu en entreprise. Il s’agit du flex-office.
Le flex-office, c’est quoi ?
Le flex-office est à partir d’un constat simple. Tout simplement parce les employés ne sont pas tous présents en même sur leur lieu de travail. Si certains sont en congé ou en arrêt maladie, d’autres exercent un travail nomade. De nombreux postes restent alors inoccupés. C’est de là qu’est né le concept du flex-office, en diminuant notamment le nombre de postes disponibles, mais surtout en donnant aux salariés la possibilité de s’installer où ils veulent en fonction des postes disponibles et de leurs activités de la journée.
En gros, le flex-office permet donc à chaque salarié d’avoir l’espace de travail le mieux adapté à ses besoins à un instant donné. Le nombre de bureaux individuels est ainsi réduit au sein de l’entreprise, au profit d’espaces de travail collaboratif. Les espaces sont en effet créés selon les activités des salariés et leurs profils, mais aussi en fonction des besoins. Des bureaux pour téléphoner, des salles de réunion et de brainstorming, des espaces pour se détendre… chaque espace est créé de manière à favoriser la créativité et la collaboration des équipes.
Evidemment, avant de mettre en place le flex-office, il est important de repenser sa culture d’entreprise et son style de management. Le flex-office ne fonctionne pas avec un management hiérarchique. Et pour travailler, les salariés n’ont pas à choisir un bureau fixe.
Un accompagnement s’avère ainsi nécessaire. Changer le mode d’organisation de l’entreprise comporte en effet quelques risques, notamment de bouleverser les habitudes des salariés. Car les bureaux fermés vont être abandonnés au profit d’espaces de travail ouverts et nomades. Pour que vos salariés puissent se sentir impliqués dans la réorganisation de chaque espace, n’hésitez pas à les impliquer dans le réaménagement des bureaux. Afin de faciliter le travail nomade, il faudra aussi mettre en place de nouveaux outils. Pourquoi pas une application permettant de réserver un bureau pour la journée par exemple ? De votre côté, cette application vous permettra d’observer en temps réel le taux d’occupation des postes de travail.
Quelques mots sur le coworking
Comme dit plus haut, les entreprises sont aussi nombreuses à opter pour le coworking. Toujours dans le même objectif de favoriser la collaboration, beaucoup invitent leurs salariés à travailler au sein d’espaces coworking. Le coworking permet aussi aux start-ups et jeunes entrepreneurs de réaliser des économies importantes. Car par rapport à la location bureaux traditionnels, le coworking coûte largement moins cher. Les bureaux partagés sont également déjà équipés, tout a été aménagé de manière à favoriser le bien-être du coworker. Vous pouvez réserver pour une journée, une semaine, un mois, ou un an en fonction de vos besoins.
Flex-office ou Coworking ?
Ces deux nouveaux modes d’organisation du travail présentent tous les deux de nombreux avantages. Tout d’abord parce qu’ils correspondent aux besoins de flexibilité des salariés actuels. Car de nos jours, ce n’est pas tant la présence du salarié qui est importante mais sa contribution, et cela quel que soit le lieu d’où il travaille.
En entreprise, le flex-office se situe tout simplement à mi-chemin du bureau traditionnel et du coworking. Il s’agit d’assouplir l’organisation et les moyens de production pour répondre à différents besoins de flexibilité. Ici, l’objectif est aussi de favoriser le bien-être de chaque salarié. Comme avec le coworking, les salariés peuvent choisir chaque jour un nouveau bureau pour travailler. Le flex-office favorise également les échanges avec la création d’espaces de travail collaboratif en fonction des activités de chaque salarié. Il n’y aura plus de bureaux inoccupés, ce qui permettra d’éviter les dépenses superflues en ce qui concerne les différents postes de travail proposés en entreprise.